Why We Put Our Prices on the Website Därför lade vi ut våra priser på webbplatsen
Most Swedish accounting firms quote privately. We stopped. Here's what it took to price an accounting engagement openly — and what we deliberately left out of the package. De flesta svenska redovisningsbyråer offererar privat. Vi slutade med det. Så här mycket arbete krävdes för att prissätta ett redovisningsuppdrag öppet — och det här valde vi medvetet bort.
By Saleha Amir, CEO, Exelient AB Av Saleha Amir, VD, Exelient AB
Ask most Swedish accounting firms what they charge and you’ll get a meeting invitation. We used to send those invitations too. This month we published our prices instead, and I want to explain the reasoning, because it wasn’t really a marketing decision.
The quote process costs both sides more than it looks like it does. A prospective client spends an hour describing their business, we spend another hour turning that into a number, and then everyone waits several days for a document that could often have been predicted at the start of the conversation. What bothered me more is that the opacity mostly works in our favour. If you can’t compare us to anyone, you can’t push back on us either.
So the number was never the hard part. The hard part was working out what we could promise that would still be true on a bad month, for a client we hadn’t met yet.
The problem turned out to be scope
A fixed price is only honest if the work behind it is predictable, so the real question was what actually makes one client several times more expensive to serve than another.
The obvious answer is headcount, and that’s what most productized accounting offers key on. We started there too. It’s wrong for a large part of our client base.
A lot of our clients are IT and e-commerce companies. A two-person online store can easily generate more bookkeeping in a month than a ten-person consultancy: thousands of orders, several payment providers, platform payouts, returns. If we priced that store as “two employees” we’d have two options, both bad. Overcharge every small consultancy to subsidise it, or lose money on the store every month.
That’s why our price is built on two numbers rather than one. How many people are on payroll, and roughly how many accounting transactions the business generates each month. Neither number requires a judgement call, and both can be agreed before anything is signed.
Leaving advice out
The decision I expected to argue about internally was what to exclude, and specifically that we’ve kept all advice outside the package. No tax planning, no dividend strategy, no restructuring questions.
That looks strange in an accounting offer, so here is the logic. Routine bookkeeping is something we can predict to within a fairly narrow range. Advice isn’t predictable at all. One question about a restructuring can genuinely take ten hours to answer properly, and the person asking has no way of knowing that when they ask. Fold that into a fixed monthly fee and you have to price for the worst case, which means every client who never asks a hard question ends up paying for the clients who do.
Keeping it separate does two things. The monthly price stays low and stays honest, and when you do need advice you get someone’s actual attention rather than a rushed answer squeezed between other work. Internally we use a simple test: if you’re asking where something stands, that’s included. If you’re asking what you should do, that’s advisory, and we say so before we start rather than after we invoice.
One-off events work the same way. Company formation, a Skatteverket inquiry, winding a company down. Predictable work goes in the package, everything else gets priced when it comes up, and nothing gets billed silently.
Where it doesn’t fit
It isn’t automatically cheaper, and it isn’t for everyone.
The package assumes a bank feed, documents arriving digitally, and a monthly rhythm rather than a carrier bag of paperwork in January. That’s not a stylistic preference. It’s the mechanism that makes a fixed price survivable, because anything that arrives as a manual pile is work nobody budgeted for. Photographing a paper receipt into the accounting app is fine, incidentally. An entirely paper-based routine, or a cash register that needs reconciling, is not.
If those constraints sound reasonable, the price and the full scope are on one page, exclusions included. If they don’t, that’s a perfectly normal answer, and we’ll quote you the traditional way.
Fråga de flesta svenska redovisningsbyråer vad de kostar så får du en mötesinbjudan. Vi skickade sådana inbjudningar förut. Den här månaden lade vi ut våra priser istället, och jag vill förklara resonemanget, för det var egentligen inget marknadsföringsbeslut.
Offertprocessen kostar båda parter mer än det ser ut som. En möjlig kund lägger en timme på att beskriva sin verksamhet, vi lägger ytterligare en timme på att göra en siffra av det, och sedan väntar alla i flera dagar på ett dokument som ofta hade gått att förutse redan i början av samtalet. Det som stör mig mer är att otydligheten mest gynnar oss. Kan du inte jämföra oss med någon annan kan du inte heller ifrågasätta oss.
Siffran var därför aldrig det svåra. Det svåra var att komma fram till vad vi kunde lova som fortfarande stämmer en dålig månad, för en kund vi ännu inte träffat.
Problemet visade sig vara omfattningen
Ett fast pris är bara ärligt om arbetet bakom är förutsägbart, så den verkliga frågan var vad som egentligen gör en kund flera gånger dyrare att sköta än en annan.
Det självklara svaret är antal anställda, och det är vad de flesta paketerade redovisningserbjudanden utgår från. Vi började också där. Det är fel för en stor del av vår kundstock.
Många av våra kunder är IT- och e-handelsföretag. En nätbutik med två personer kan lätt generera mer bokföring på en månad än en konsultfirma med tio anställda: tusentals ordrar, flera betalleverantörer, plattformsutbetalningar, returer. Prissatte vi den butiken som “två anställda” skulle vi ha två alternativ, båda dåliga. Antingen överdebiterar vi varje liten konsultfirma för att subventionera den, eller så förlorar vi pengar på butiken varje månad.
Därför bygger vårt pris på två siffror istället för en. Hur många personer som finns på lönelistan, och ungefär hur många bokföringstransaktioner verksamheten genererar varje månad. Ingen av siffrorna kräver en bedömning, och båda kan vi komma överens om innan något skrivs under.
Att lämna rådgivningen utanför
Beslutet jag trodde vi skulle bråka om internt var vad som skulle uteslutas, och särskilt att vi har lagt all rådgivning utanför paketet. Ingen skatteplanering, ingen utdelningsstrategi, inga omstruktureringsfrågor.
Det ser konstigt ut i ett redovisningserbjudande, så här är logiken. Löpande bokföring kan vi förutse inom ett ganska smalt intervall. Rådgivning går inte att förutse alls. En enda fråga om en omstrukturering kan mycket väl ta tio timmar att besvara ordentligt, och den som frågar har ingen möjlighet att veta det när frågan ställs. Bakar man in det i en fast månadsavgift måste man prissätta för värsta fallet, vilket innebär att varje kund som aldrig ställer en svår fråga får betala för dem som gör det.
Att hålla det separat gör två saker. Månadspriset förblir lågt och ärligt, och när du väl behöver rådgivning får du någons faktiska uppmärksamhet istället för ett hastigt svar inklämt mellan annat arbete. Internt använder vi ett enkelt test: frågar du hur något ligger till ingår det. Frågar du vad du borde göra är det rådgivning, och då säger vi det innan vi börjar istället för efter att vi fakturerat.
Engångshändelser fungerar likadant. Bolagsbildning, en förfrågan från Skatteverket, avveckling av ett bolag. Förutsägbart arbete hamnar i paketet, allt annat prissätts när det dyker upp, och ingenting faktureras i det tysta.
Där det inte passar
Det är inte automatiskt billigare, och det passar inte alla.
Paketet förutsätter bankkoppling, underlag som kommer in digitalt, och en månadsrytm snarare än en papperskasse i januari. Det är ingen stilfråga. Det är själva mekanismen som gör ett fast pris möjligt att leva med, eftersom allt som kommer in som en manuell hög är arbete ingen har budgeterat för. Att fotografera ett papperskvitto i bokföringsappen går utmärkt, för övrigt. En helt pappersbaserad rutin, eller ett kassaregister som ska stämmas av, gör det inte.
Låter de förutsättningarna rimliga finns priset och hela omfattningen på en sida, undantagen inkluderade. Gör de inte det är det ett helt normalt svar, och då offererar vi på traditionellt vis.